Comment traiter des bons de commande non conformes ?

La gestion des bons de commande non conformes au bordereau des prix unitaires (BPU) dans le cadre d'un marché public à bons de commande nécessite une attention particulière. Ces non-conformités peuvent créer des déséquilibres financiers et opérationnels, tant pour l'acheteur public que pour le titulaire du marché. Voici comment traiter cette situation de manière efficace :

‍Vérification et analyse des bons de commande

La première étape consiste à vérifier les bons de commande par rapport au BPU initialement convenu. Toute différence doit être identifiée, qu'il s'agisse d'une divergence dans les prix, les quantités, ou les descriptions des prestations. Une analyse minutieuse permet de comprendre si la non-conformité est due à une erreur administrative, un changement de besoin, ou une interprétation incorrecte du contrat.

‍Communication avec l’acheteur public

Dès qu'une non-conformité est détectée, il est essentiel de contacter l’acheteur public pour signaler le problème. Cette communication doit être formelle, généralement par écrit, en détaillant les éléments non conformes et en proposant des solutions ou des ajustements. Le dialogue permet souvent de résoudre rapidement les malentendus ou d'ajuster le bon de commande en accord avec le BPU.

‍Proposition d’avenant ou d’additif

Si la non-conformité résulte d'un changement de besoin de l'acheteur public ou d'une situation imprévue, il peut être nécessaire de proposer un avenant ou un additif au contrat. Cela permet de formaliser les nouvelles conditions, que ce soit au niveau des prix, des quantités, ou des délais, et de garantir que toutes les parties sont d'accord sur les modifications apportées.

‍Suivi rigoureux et documentation

Une fois les modifications validées, il est crucial de mettre à jour toute la documentation associée au marché, y compris les bons de commande, le BPU, et le contrat lui-même. Un suivi rigoureux assure que toutes les parties respectent les nouvelles conditions et évite les futurs litiges.

‍Gestion des litiges

Si un accord n'est pas trouvé, il peut être nécessaire de gérer le conflit par des moyens plus formels, comme la médiation ou le recours à un tribunal administratif. Cependant, cela doit être vu comme un dernier recours, la priorité étant de trouver une solution amiable et rapide pour ne pas compromettre l'exécution du marché.

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