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Veille réglementaire

La dématérialisation obligatoire en 2018 : qu’en est-il concrètement ?

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Première publication aout 2017

Qu’est-ce que la dématérialisation ?

La dématérialisation, c’est le fait d’effectuer les procédures de passation d’un marché par voie électronique : communications par e-mail, diffusion des pièces de marché sur une plateforme informatique, formulaires au format électronique etc. 

Déjà engagée sous le Code des marchés publics de 2006, la dématérialisation fait partie des mesures reprises par le décret du 25 mars 2016. Elle a pour but de simplifier les procédures de marché et de permettre une plus grande transparence. 

Qu’est-ce que cela signifie en pratique ?

Il est important de noter que la dématérialisation ne change en aucun cas les règles de procédure qui s’appliquent aux marchés publics. Ainsi, dans un marché dématérialisé, l’acheteur doit respecter l’égalité de traitement des candidats et la transparence des procédures, les seuils de publicité et de marché, et les documents à transmettre dans le dossier de candidature sont les mêmes.

Par exemple, si un marché de travaux d’un montant estimé à 7 millions d’euros est lancé sous forme dématérialisée, l’acheteur devra respecter les règles de publicité et transmettre l’annonce au JOUE. 

La seule différence que la dématérialisation engendre porte donc sur les modes d’exécution des procédures de marché. Par exemple, dans un marché dématérialisé : 

  • l’acheteur publie son avis d’appel public à la concurrence sur les supports électroniques adaptés au seuil de son marché (BOAMP, JOUE etc.),
  • l’acheteur met les pièces de marché à disposition sur son profil d’acheteur (plateforme), 
  • les échanges entre l’acheteur et les candidats se font par voie électroniques (par le biais de la plateforme ou par e-mail),
  • les dossiers de candidature sont déposés sur la plateforme sur laquelle les entreprises ont récupéré le dossier de consultation, 
  • l’avis d’attribution est publié sous forme électronique sur les supports adaptés.

Que se passera-t-il en octobre 2018 ? 

D’après l’article 41 du décret du 25 mars 2016, seul le recours aux modes de communication électroniques sera obligatoire pour les marchés lancés à partir du 1e octobre 2018. La dématérialisation complète et donc la réponse électronique obligatoire n’est donc pour le moment qu’un souhait exprimé par le législateur, et les textes fixant officiellement des échéances n’ont pas encore été promulgués. 

Le 1e octobre 2018 n’apportera donc pas un renversement des pratiques. Il s’agit simplement d’une date butoir pour la première étape d’une mise en place progressive de la dématérialisation dans les marchés publics. 

Les variantes : un atout à ne pas négliger

Qu’est-ce qu’une variante ? 

Une variante est une offre qui s’écarte des critères définis par l’acheteur dans ses pièces de marché. C’est l’article 58 du décret du 25 mars 2016 qui fixe les règles pour chaque type de marché :

  • dans les marchés passés par un pouvoir adjudicateur selon une procédure formalisée (au-dessus des seuils européens), les variantes sont interdites, 
  • dans les marchés passés par une entité adjudicatrice selon une procédure formalisée, les variantes sont autorisées,
  • dans les marchés passés selon une procédure adaptée, les variantes sont autorisées.

Ces règles sont d’ordre général, et l’acheteur peut décider de ne pas les suivre. Il devra alors l’indiquer dans ses pièces de marché (en général dans le règlement de consultation).  

Selon ce qui est indiqué dans les pièces de marché, le candidat peut choisir de répondre à l’offre de base et de présenter une variante en plus, ou bien de déposer une variante seule, sans répondre à l’offre de base. 

Comment ça fonctionne en pratique ? 

Proposer une variante n’est pas très différent de répondre à l’offre de base sur un marché. Si, en lisant le DCE, vous réfléchissez à une solution différente de celle de l’acheteur et vous souhaitez la proposer, vous pouvez alors : 

  1. vérifier si les variantes sont autorisées (selon le type de procédure et ce que disent les pièces de marché) ;
  2. constituer un mémoire technique autour de cette variante,

NB : la ou les variantes doivent chacune être chiffrées et faire l’objet d’un acte d’engagement individuel ;

  1. inclure ces documents dans le dossier de candidature. 

Les variantes sont un outil idéal pour mettre en valeur votre savoir-faire et vous donner des chances de remporter des marchés. Elles vous permettent en effet de proposer une solution alternative à celle demandée par l’acheteur, et qui peut être moins coûteuse, plus efficace, plus respectueuse de l’environnement etc. 

Exemple

Un marché est lancé par une commune pour la création d’un mur végétal sur une façade de sa Mairie. Les pièces de marché indiquent les plantes qu’elle souhaite intégrer. Or, vous constatez que l’une d’entre elles n’est pas très résistante, et vous savez d’expérience qu’elle n’est pas du tout adaptée pour un mur végétal. Vous souhaitez proposer une autre plante à la place, qui présente les mêmes caractéristiques esthétiques mais qui est plus résistante aux intempéries et donc plus adaptée à un mur végétal. Si les pièces de marché l’autorisent, vous pouvez alors déposer une offre qui propose cette autre plante, en expliquant les raisons de votre choix. 

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