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La fonction achat, selon le document X50 -128 homologué par l’AFNOR en mai 2003, est un rôle (dans un organisme) consistant à la mise en œuvre des activités d’achats (processus qui propose de définir le cadre contractuel de l’acquisition d’un produit/service par un organisme en contrepartie d’une recette). Elle diffère en plusieurs points de la fonction approvisionnement (selon le même fascicule documentaire).
La fonction achat permet de générer des économies (une moyenne de 3%) sur l’ensemble des achats d’un établissement, et ce, en prenant pour hypothèse de départ le coût moyen d’un acheteur public à hauteur de 40 000 euros par an (toutes charges comprises). Sa création n’est justifiée que lorsque le budget achat arrive au seuil de 1 350 000 euros (soit 40 000 : 0,03).
Il est désormais nécessaires que les entreprises intègrent ces nouveaux enjeux achats afin d'adapter et d'optimiser leurs réponses appels d'offres afin de couvrir précisément les besoins et la demande !
Le rôle actif de la fonction achats dans l’activité d’administration : permettre le développement de la transversalité entre les prescripteurs, les utilisateurs ainsi que le secteur concurrentiel. Outre les coûts, seront également à sa charge, la relation fournisseur, la gestion des risques projets ainsi que la prise en compte de préoccupations responsables et durables.
Contrairement aux achats dans le secteur privé, les achats dans le secteur public sont exposés en permanence aux problématiques contentieuses. Et cela concerne plusieurs niveaux : les usagers, les instances de contrôle, les candidats (contentieux pénal, contentieux administratif) ainsi que les titulaires (pré-contentieux /contentieux contractuel).
La sécurité juridique est primordiale pour la fonction achat. Toutefois, afin d’éviter que l’activité de l’administration ne soit paralysée, la direction des achats évite systématiquement de se renfermer dans un « juridisme absolu ». Face aux éventuelles difficultés que rencontrent les services, la fonction achat offre des solutions de sortie à la fois pragmatiques et sécuritaires (du point de vue juridique).
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