Nos conseils pour répondre au mieux à un appel d'offres public

Les appels d’offres de marchés publics ne sont pas réservés aux grands groupes. TPE et PME peuvent aussi prétendre à ce type de prestations pour augmenter leur chiffre d’affaires et asseoir leur notoriété. 

Mais alors comment répondre au mieux à un appel d’offres public ? Découvrez dans cet article, les cinq conseils de nos experts.

Qu’est-ce qu’un appel d’offres de marché public ?

L’appel d’offres public est une procédure par le biais de laquelle un pouvoir adjudicateur sollicite des prestataires afin de répondre à des besoins spécifiques en matière de travaux, fournitures ou services. L’appel d’offres se caractérise principalement par la mise en concurrence d’entreprises visant à déterminer l’offre économiquement  la plus avantageuse pour la collectivité publique. L’acheteur peut décider d’opter pour la proposition la moins-disante (c’est-à-dire, la moins onéreuse) ou la mieux-disante (c’est-à-dire, celle offrant le meilleur rapport qualité/prix) mais seulement en respectant les critères de pondération précisés et décidés en amont.

L’appel d’offres est obligatoire pour les marchés publics. Ce procédé obéit à une réglementation plus ou moins stricte en fonction du pays d’émission.  Il se doit notamment de répondre aux trois principes de base que sont : la transparence, l'égalité de traitement et la libre concurrence. En France, c’est le Code de la Commande publique (CCP) qui encadre les dispositions propres à l’appel d’offres public.

Où trouver des appels d’offres publics ?

Conformément au principe de transparence auquel les marchés publics sont soumis, les collectivités publiques sont tenues de publier leurs appels d'offres sur une plateforme de dématérialisation. Toutes les entreprises peuvent alors facilement prendre connaissance des règles, des critères et des conditions requises pour obtenir le contrat.

Les appels d’offres publics sont publiés sur différents supports. Sur le BOAMP (Bulletin Officiel des Annonces des Marchés Publics) et le JOUE (Journal Officiel de l’Union Européenne), les appels d’offres publics sont consultables de façon totalement gratuite. Ces plateformes proposent également une option d’« alerte » qui permet aux entreprises de recevoir les annonces directement sur leur boîte mail. Les appels d’offres publics peuvent également paraître dans la presse régionale ou dans la presse spécialisée.

Depuis le 1er octobre 2018, la dématérialisation de l’appel d’offres est obligatoire pour les marchés publics supérieurs ou égaux à 40 000 € HT.

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5 conseils pour répondre au mieux à un appel d’offres public

Les marchés publics représentent une réelle opportunité de développement pour les entreprises. Voici cinq conseils pour optimiser vos chances de remporter un appel d’offres public.

Être dans une démarche proactive 

Afin d’optimiser vos chances de décrocher un marché public et vous distinguer de la concurrence, il vous faut acquérir une certaine notoriété auprès des collectivités publiques. Pour ce faire, vous pouvez entre autres : 

• Sélectionner des appels d’offres pertinents : Répondre à un appel d’offres demande du temps et de l’énergie. Avant d’entamer la procédure de soumission, assurez-vous que l’appel d’offres est en phase avec les compétences, expertises, ressources… de votre entreprise. Soyez réaliste et pragmatique. Concentrez-vous uniquement sur les appels d’offres que vous êtes susceptibles de remporter.

• Participer à des évènements : Salons spécialisés et rencontres organisées entre fournisseurs et acheteurs publics sont autant d’opportunités de faire connaître votre entreprise et votre expertise.  

• Vous faire référencer auprès des acheteurs publics :  Pour rappel, en deçà du seuil de 40 000 € HT, l'adjudicataire n’est pas tenu de publier un appel d’offres. Le marché s’effectue en direct. Par conséquent, il est vivement recommandé de se faire connaître auprès des collectivités publiques afin de créer un réseau de contacts et de découvrir de potentiels clients. 

• Connaître vos concurrents : En effectuant une veille concurrentielle, vous saurez comment procèdent vos concurrents (tarifs pratiqués, méthodes utilisées…) et découvrirez leurs points forts et leurs faiblesses. Il vous sera ainsi plus simple de vous démarquer de vos adversaires en proposant à l’acheteur une réponse optimisée et innovante.

Étudier le DCE

Après avoir identifié les appels d’offres auxquels vous souhaitez candidater, il vous faudra étudier en détail le Dossier de Consultation des Entreprises (DCE). Le DCE est un document complexe sur lequel figurent toutes les informations techniques et administratives relatives à l’offre. Il contient :

• Le règlement de consultation qui décrit les caractéristiques du contrat administratif (identification de l’acheteur, date limite de dépôt des candidatures, décomposition en lots…)

• Le cahier des clauses administratives particulières (CCAP) qui indique les dispositions administratives du marché (modalités d’exécution des prestations, conditions de règlement…)

• Le cahier des clauses techniques particulières (CCTP) qui notifie les exigences techniques inhérentes au marché. 

Le Dossier de Consultation des Entreprises constitue une mine d’informations capitales pour bien comprendre les besoins et exigences de l’acheteur public. Il vous faudra l’analyser en profondeur pour pouvoir proposer une réponse adaptée et pertinente, correspondant parfaitement aux attentes du demandeur.

Constituer un dossier de candidature solide et complet 

Vous avez sélectionné un appel d’offres, étudié avec attention le DCE… Le moment est venu d’élaborer votre dossier de candidature ! Il vous faudra y insérer les documents et pièces justificatives demandés (lettre de candidature, CV des managers, attestation d’assurance…), Attention à ne rien oublier ! Il vous faudra également rédiger un mémoire technique complet et personnalisé dans lequel vous présenterez votre entreprise, votre expertise, vos expériences, les moyens techniques, humains et financiers dont vous disposez etc.

Prenez soin de bien vous renseigner sur la date limite de dépôt des candidatures afin de ne pas risquer de dépasser les délais.

Déposer votre offre commerciale

Les offres commerciales relatives à des marchés supérieurs à 40 000 € HT ne peuvent être déposés que par voie dématérialisée directement sur la plateforme du demandeur. Les marchés inférieurs à ce seuil peuvent être envoyés par voie postale avec accusé de réception. 

Comprendre les motifs d’un rejet de candidature

Votre offre n’a pas été retenue ? Ne considérez pas cela comme un échec, mais plutôt comme une opportunité de progresser. Demandez à l’acheteur public la décision de rejet et analysez-la. Cela vous permettra de comprendre ce qui a fait pencher la balance en faveur de votre concurrent. Vous connaîtrez ainsi vos points d’amélioration et serez à même de proposer une réponse plus pertinente à l’avenir. 

Besoin d’un accompagnement pour répondre au mieux à vos problématiques marchés publics ? Faites appel à CANEVA, l’expert marché public des entreprises !