Pôle Conseil

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Toute passation de marchés publics débute par une publication d’avis de marché. Il s’agit d’un appel d’offre qui retrace les conditions requises pour la sélection des candidats. L’audit d’appel d’offre intervient déjà à ce stade pour déterminer si elle répond aux exigences de la loi. En effet, l’appel d’offre doit être objectif et neutre. Un candidat recalé peut exiger de connaître les motifs du rejet de son offre. L’auditeur s’assure en conséquence que l’attribution du marché est équitable et juste pour vous.

Quels sont les principes des marchés publics face à un audit appel d’offre ?

L’audit d’appel d’offre est mené sur la base de principes dictés par le Code de la commande publique. En effet, les marchés publics obéissent généralement à ces principes.

La gestion des marchés publics implique une connaissance approfondie de ce domaine. C’est la raison pour laquelle il ne faut pas hésiter à s’entourer de professionnels tels que Caneva. Cette entreprise active depuis 2006 maîtrise les rouages des appels d’offres et des marchés publics. Vous décrocherez plus de contrats grâce à nos services.

L’objectif des marchés publics actuels n’est pas uniquement de faciliter le fonctionnement d’une collectivité publique. Il s’agit également d’accroître les performances des différents opérateurs économiques grâce à une compétitivité loyale. Le secteur de l’économie et celui de l’industrie seront par la même occasion poussés à se développer. 

Le développement des techniques oblige les entreprises à se moderniser et à soumettre des offres adaptées au contexte actuel. En contrepartie, l’acheteur est certain de trouver une offre comprenant les capacités et les détails techniques pour faire face à l’envergure des projets à exécuter. Votre mémoire technique sera en effet amélioré ou modifié par l’audit appel d’offres. Il s’agit d’élaborer un plan plus adéquat. Suivez les recommandations si vous désirez décrocher le contrat ciblé. 

Le secteur public a des besoins que votre entreprise est peut-être en mesure de combler, mais vous ne savez pas forcément comment vous présenter favorablement. Ces besoins concernent des services spécifiques, des travaux ou encore des fournitures. Ce sont des secteurs très concurrentiels. Ce qui constitue une première difficulté. Heureusement, elle n’est pas incontournable. 

Il convient d’identifier les différents acteurs et institutions concernés. Cette approche permet de visualiser et d’établir la meilleure stratégie pour répondre à un appel d’offre. Certaines collectivités ont des besoins-types et un mode de fonctionnement qui sont notés et remarqués à force d’expérience. Seul un audit d’appel d’offre saura vous guider efficacement. 

L’audit d’appel d’offre est effectué dans une parfaite maîtrise des outils de l’audit. Cela passe de la démarche au contrôle de la procédure jusqu’à l’exécution du contrat. Y sont analysés les termes de références. Les professionnels communiquent leur avis dans un rapport pendant et à l’issue de leur mission. 

L’auditeur exécute diverses missions. Il procède notamment à l’évaluation des conditions de passation. Il vérifie que le cahier des charges est en conformité avec la loi et ne vous exclut pas. Il se peut également que vous ne pouviez pas soumettre une offre pour des raisons objectives. Ce que l’audit d’appel d’offre ne manque pas de mettre en évidence. Enfin, il existe d’autres marchés publics susceptibles de mieux convenir à votre profil. Faites confiance à des professionnels comme Caneva pour vous guider. 

Comment se déroule l’audit d’appel d’offre en cours d’exécution du contrat ?

L’audit d’appel d’offre vise à examiner le contrat qui vous liera. Les clauses contractuelles doivent être bien étudiées dans la mesure où elles créent des obligations. Elles doivent respecter les règlements y afférant. 

C’est à l’auditeur que revient la mission de s’assurer que vous ne vous engagez pas sans connaître la portée du contrat. En cours d’exécution, il se peut qu’il y ait des incidents, mais le rapport d’audit vous informe des recours possibles. L’audit appel d’offres permet de trouver des solutions alternatives pour débloquer la situation.

L’audit d’appel d’offre est aussi un moyen fiable et objectif pour examiner les raisons pour lesquelles vous n’êtes pas retenu. Une comparaison avec la concurrence est faite pour déterminer si elle présente effectivement tous les prérequis. 

Vous êtes en possession de certains outils, mais il se peut qu’ils doivent être améliorés. Certains paramètres doivent aussi être changés pour que vous soyez en phase avec les nouvelles stratégies commerciales. C’est le cas des entreprises qui ne sont pas très présentes sur les réseaux sociaux alors que ces plateformes sont incontournables. Ce qui vous permettra de prendre du recul et de vous en inspirer pour votre prochaine soumission. Il est important de mettre votre offre continuellement à jour et en accord avec les besoins récents des acheteurs.

Par contre, s’il se trouve après un audit appel d’offres que vous êtes défavorisé à cause de motifs subjectifs, c’est illégal. Dans ce cas, vous pouvez intenter un recours devant la juridiction compétente avec l’assistance de professionnels du droit. 

L’audit appel d’offre permet un suivi de l’exécution financière du contrat ainsi que des détails techniques prévus dans le contrat. Une observation des mouvements financiers est nécessaire afin de s’assurer qu’ils sont en conformité avec les travaux effectués. 

Si certaines mesures doivent être corrigées, c’est à travers l’audit qu’elles seront déterminées. L’audit d’appel d’offre participe activement à une meilleure exécution du marché public. 

La législation en vigueur a été mise en place pour lutter contre la corruption en matière de marché public. Tout appel d’offre suit un processus strict dont l’inobservation est sanctionnée. Le délit de favoritisme peut être décelé grâce à un audit. Il existe des dispositifs spécifiques pour observer les indices de fraude. 

Chaque étape de la passation est surveillée de près et au moindre détail. Cela est important pour que vous puissiez jouir de votre droit d’accès à la commande publique. Si le cas de corruption est avéré, l’audit transcrit dans son rapport les organismes à contacter et les éventuelles démarches à suivre. Vous pouvez éventuellement être dédommagé pour le préjudice que cela vous cause, entre autres une perte de chance réelle et sérieuse.

Comment identifier vos forces grâce à un audit d’appel d’offre ?

L’audit d’appel d’offre permet de mettre le doigt sur des éléments que vous ne percevez pas en interne, mais qui amenuisent la qualité de votre candidature. La réponse à un appel d’offres doit suivre certaines démarches. 

L’audit est effectué par un œil externe aux services de votre entreprise, ce qui le rend plus objectif. Des modifications peuvent éventuellement être préconisées afin que vous décrochiez un contrat lors d’une prochaine soumission. 

Il est possible que toute la stratégie de fonctionnement soit à revoir pendant l’exécution du marché. Dans ce cas de figure, vous devez faire confiance à la société d’audit qui vous conseille dans votre intérêt. 

Vous percevrez une nette amélioration de vos résultats grâce à son expertise. Vous pouvez vous y fier. Vous serez à même de donner une réelle satisfaction à la collectivité qui conclut le marché avec vous. Gardez à l’esprit que la réussite de ce projet est déterminante pour l’obtention future d’autres contrats. 

Votre soumission ultérieure devra transcrire toutes vos réalisations afin de convaincre l’acheteur potentiel que vous êtes effectivement le candidat qu’il lui faut. Vos réponses aux appels d’offres seront préalablement auditées pour s’en assurer. Il y a une manière de présenter vos acquis. L’audit appel d’offres est la solution indiquée pour le faire efficacement et ce, à chaque étape de la passation. 

Retenez cependant que si vous faites appel à une société d’audit appel d’offres, vous ne devrez pas camper sur vos positions. Dans le cas où une modification est préconisée, elle en fera un suivi. Autrement dit, sa responsabilité ne peut être retenue pour les éventuels rejets à vos réponses si vous refusez de la mettre en place. 

Vous devez appliquer les solutions proposées par l’auditeur afin de voir si elles sont efficaces ou non. Si elles ne produisent pas l’effet escompté, l’entreprise d’audit vous fera d’autres propositions. L’avantage principal est que vous serez accompagné dans un processus d’évolution de votre entreprise par la même occasion.

L’approche dans le cadre d’un audit appel d’offres n’est normalement pas identique à celle de votre entreprise. Et pourtant, c’est la valeur de votre entreprise qui est mise en jeu. En vous adressant à Caneva pour effectuer un audit d’appel d’offre, communiquez librement vos attentes et les résultats que vous espérez obtenir. 

Vous avez forcément des objectifs financiers à atteindre, mais pas uniquement. Vous mettez également en jeu la notoriété de votre société dans le domaine du marché public. En effet, votre avenir professionnel est remis en cause à chaque soumission d’offre qui est rejetée par un acheteur. 

Ne partez pas de l’idée qu’il vous manque des aptitudes techniques. En réalité, il ne suffit pas de détenir certaines compétences. Il importe de savoir les mettre en valeur. Par conséquent, vous devez prendre toutes les mesures nécessaires à l’accomplissement de vos projets. L’audit appel d’offres est nécessaire pour toutes ces raisons.

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Parmi les pièces justificatives exigées pour répondre à un appel d’offres, on peut citer le mémoire technique. Ce document spécifique est nécessaire pour appuyer les offres techniques des demandeurs. Cependant, il doit être bien rédigé pour attirer l’attention des acheteurs. Vous ne savez pas comment vous y prendre ? Caneva se propose de vous accompagner dans la création de votre mémoire technique pour vous faire gagner du temps. 

Comment rédiger un mémoire technique ? 

Il n’existe pas de modèle-type pour rédiger un mémoire technique. Tout dépend des attentes et des besoins de l’acheteur. Il se peut que ce dernier fournisse un exemplaire à compléter ou même une trame. Néanmoins, les candidats ne doivent pas faire un copier-coller mais juste s’en inspirer. 

La rédaction d’un mémoire technique s’avère être un exercice pour le moins difficile. Dans tous les cas, il importe de mentionner quelques éléments utiles. D’abord, vous devez présenter l’entreprise en citant son historique, les chiffres d’affaires, des références, la géolocalisation, etc. La partie suivante concerne les objectifs et les méthodologies pour le marché en question. De plus, il convient de préciser les démarches d’exécution, la prestation et son évolution. 

Les autres parties comprennent par exemple les plannings, les moyens humains et les matériels proposés. Ces derniers présentent tout ce qui concerne les coordonnées de l’équipe et les outillages nécessaires. Les soumissionnaires peuvent également effectuer un organigramme pour les données personnelles et les aptitudes de l’équipe.  

En outre, les candidats peuvent inclure les moyens organisationnels. Dans cette partie, ils n’ont qu’à mentionner le plan opérationnel adaptable au projet. Les études à faire, le temps d’exécution, des suivis et évaluations sont ainsi déterminés pour aider l’acheteur public.

De même, les préconisations et les certifications de la société doivent figurer dans le mémoire technique. De surcroît, les solutions livrables sont à évoquer avec les procédures et le déroulement de la mission. Si cela est nécessaire, il faut insérer les contraintes qui sont présentes. Aussi, le mémoire technique doit indiquer la politique RSE (responsabilité sociétale des entreprises). Pour finir, la dernière partie constitue les annexes telles que les fiches techniques ou encore les CV des différents intervenants . 

Pourquoi rédiger un mémoire technique ? 

Bien rédiger un mémoire technique est l’occasion de se différencier des autres demandeurs. Il est nécessaire de rédiger un excellent mémoire technique pour de multiples raisons. Ce document peut faire pencher la balance pour remporter un marché public. Les organisations publiques se basent sur le contenu de ce document pour évaluer l’offre en question. 

Nombreuses sont les entreprises qui perdent un marché à cause d’une mauvaise rédaction de cette pièce justificative. Le mémoire constitue la pièce maîtresse pour répondre à un appel d’offres.

Le contenu du mémoire technique montre que vous avez saisi les besoins de l’acheteur. Les arguments et les solutions que vous apportez dans ce document sont les réponses qu’il attend. D’ailleurs, le contenu du mémoire technique présente tous les éléments nécessaires concernant les services, les techniques, les fournitures, etc.

À quoi cela sert-il de rédiger un mémoire technique ? 

Une société doit avoir un mémoire technique pour l’intégrer avec les autres documents pour l’appel d’offres. Celui-ci est surtout utilisé à des fins commerciales et pour évaluer les aptitudes des candidats. Ce document est considéré comme la seule preuve pour vendre les propositions sur le marché public. Dans ce cas, il faut souligner que cette pièce justificative est comme une proposition d’affaires ou une entrevue commerciale. Le mémoire technique est donc le meilleur moyen de décrocher un appel d’offres. 

Quels conseils pour rédiger un mémoire technique ?

La rédaction d’un mémoire technique est assez complexe pour les candidats et les entreprises. D’ailleurs, certaines sociétés ont recours aux services de cabinets d’entreprise comme Caneva pour rédiger et soigner leurs mémoires techniques. 

Se mettre à la place des acheteurs publics

Prenez le temps de lire l’ensemble des documents de la consultation avant de rédiger un mémoire technique. Cette étape vous permet de mieux cerner les enjeux et les objectifs de l’acheteur public. À partir de cela, vous pouvez rédiger le mémoire technique tout en répondant à ses besoins. 

Pour vous aider davantage, vous pouvez répondre au cas par cas aux demandes de l’appel d’offres pour la rédaction. Par exemple, vous pouvez développer les moyens techniques et humains. Chaque partie de la note méthodologique doit correspondre aux objectifs de l’acheteur. Il se peut que vous deviez préciser les noms des individus à déployer et leurs compétences.

La rédaction doit être facile à lire et à saisir avec des mots simples. De plus, il faut garder à l’esprit que l’acheteur n’est pas un expert. Dans ce cas, il est important de vous valoriser en mettant en avant tous vos points positifs. On peut citer par exemple votre géolocalisation, vos compétences, etc. En somme, le mémoire se doit d’être clair pour être compris facilement. 

Soigner la présentation et la mise en page 

Pour vous démarquer, soyez unique dans votre manière de rédiger ce document. Ce dernier se doit d’être présentable et irréprochable. La mise en page doit permettre une lecture aisée et une compréhension simple pour l’acheteur. Par exemple, vous pouvez insérer un sommaire et une table des matières pour faciliter la lecture du document. 

Évitez les copier-coller

Il est fortement déconseillé d’utiliser un mémoire-type. Évitez surtout les copier-coller. Vous devez toujours rédiger selon les besoins et les objectifs de l’acheteur public. 

Le mémoire technique peut être plus ou moins long. De ce fait, vous devez trouver un moyen de le rendre attrayant sans dupliquer d’autres exemples.

Personnalisez le contenu de votre mémoire technique

Bien rédiger un mémoire technique vous permet de vous conformer aux exigences de l’acheteur. Il est même obligatoire de personnaliser votre mémoire technique pour valoriser votre offre. Ainsi, des photos et des illustrations (tableaux, croquis, organigramme...) peuvent être insérées pour caractériser la société. 

Évitez à tout prix les erreurs grammaticales et orthographiques

Votre mémoire technique ne doit pas seulement être précis et ajusté à l’appel d’offres. Il doit également être exempt de fautes grammaticales et orthographiques. Il est fort probable que l’acheteur public soit pointilleux sur la formulation des phrases. 

Vous pouvez demander à une tierce personne de vérifier et de relire le contenu. Celle-ci peut aussi donner son avis et vous aider à revoir certaines parties.

Faites appel à un expert pour la rédaction

Consciente des difficultés que vous rencontrez pour rédiger un mémoire technique, Caneva vous propose ses services. Ses consultants en appel d’offres peuvent également vous aider à améliorer une note méthodologique existante. Enfin, Caneva optimise votre succès en personnalisant votre mémoire justificatif, l'objectif étant de le rendre à la fois unique et conforme au dossier de consultation.

Le mémoire technique est l'élément fondateur d'une réponse de qualité.

Plus que jamais il ne peut être négligé et construit au dernier moment.

Pour cela il doit impérativement et au minimum :

• Prendre en compte les critères et sous-critères de pondération du marché
• Respecter les demandes et le formalisme exprimé dans le marché (cadre de réponse, trame, plan, nombre de pages...)
• Étre sincère et démontrer les forces et les engagements de l'entreprise
• Etre lisible et bien organisé afin d'impliquer l'acheteur dans sa lecture et son analyse

La personnalisation est donc un élément clef de la démarche de rédaction.

Chez Caneva, nous observons chaque jour, au sein des entreprises que nous conseillons, des mémoires types très peu amendés, des mémoires qui ne respectent pas la demande de l'acheteur ou encore des mémoires mal organisés qui mettent à mal l'évaluation de l'acheteur.

Personnaliser, c'est donc adapter, c'est faire un travail dédié à l'acheteur et au marché auquel l'entreprise répond. La personnalisation est une démarche qui doit reposer sur une organisation fiable de la réponse et donc une anticipation de la création du contenu de réponse.

La personnalisation du mémoire doit ainsi mettre en avant des éléments clefs et dédiés, et correspondre à une petite part du temps (20 %), face à la construction de la stratégie et l'approche commerciale (80 %) autour d'un contenu type maîtrisé et parfaitement construit en amont.

Pour s'assurer d'une personnalisation juste et équilibrée et d'une efficacité de l'organisation ainsi que d'un bonne gestion du temps, il est impératif de construire un mémoire type complet et très bien articulé anticipant toutes les hypothèses de réponse en amont.

Cette démarche est particulièrement fiable pour les entreprises amenées à avoir des volumes de réponses importants. 

Pour les entreprises ayant un volume de réponse moindre, il est pertinent de construire une fiche de lecture du DCE afin de s'assurer de l'exhaustivité des réponses aux demandes de l'acheteur au sein de son mémoire technique.

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Enfin, les entreprises peuvent désormais utiliser des logiciels de proposal management dédiés afin d'automatiser la génération de leur mémoire technique et ainsi s'assurer de l'exhaustivité des réponses en complétant un questionnaire intelligent consacré au client et configuré en amont.

Pour cela nous vous recommandons Tendernow notre solution Saas d'automatisation et de digitalisation des mémoires techniques.

La commande publique et ses pratiques ont très largement évolué ces dernières années. Au-delà des textes, les acheteurs publics ont intégré des méthodes et des outils d'analyse directement issus des pratiques d'appels d'offres du privé.

Nous observons par exemple, de plus en plus d'accords-cadres, de marchés à bons de commandes, de négociations, de questions réponses ou encore de demandes spécifiques comme les cadres de réponses, des plans imposés ou des nombres de pages limités.

Or la pratique dans l'entreprise n'a, de son côté, que peu évolué et mal intégré ces changements progressifs qui ont clairement rebattu les cartes de la concurrence. Il devient indiscutable de porter une analyse fine de son processus de réponse, de son organisation, de ses outils et de ses contenus de réponse.

Vous souhaitez :‍

• Faire évoluer votre mémoire technique ?
• Identifier vos axes d'amélioration mais aussi accentuer vos points forts ?
• Renforcer votre mémoire technique ?
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