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De quels éléments est constitué un dossier d’appel d’offres ?

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Lorsqu’une entreprise souhaite répondre à un appel d’offres public, elle doit constituer un dossier d’appel d’offres. Pour être recevable par l’acheteur et validé, il doit être exhaustif et compréhensible. Quelles sont les pièces à fournir ? Voici précisément les éléments indispensables et supplémentaires composant un dossier d’appels d’offres.

Les éléments constituant un dossier d’appel d’offres

Avant tout lancement d’appel d'offres, l'acheteur public établit un dossier d’appel d’offres. Le DAO est divisé en plusieurs parties, à commencer par l'avis d’appel d'offres. La rédaction de l’AAO incombe entièrement à l'acheteur public. 

Plusieurs informations sont contenues dans un AAO. Parmi celles-ci figurent la présentation des prestations, le coût prévisionnel du marché et le montant de la caution de soumission. Il comprend aussi les critères éliminatoires principaux, le critère de choix de l’attributaire et la date limite pour déposer les offres.

Hormis l’AAO, un dossier d’appel d’offres comprend également le règlement particulier de l’appel d’offres. Le RPAO détaille les différentes modalités de l’AAO. Il liste les documents que le soumissionnaire doit produire dans sa proposition.

Autrement dit, un RPAO liste les pièces fiscales et administratives, les documents techniques ainsi que les pièces financières. Dans les pièces administratives se trouvent le Cahier des Clauses Administratives Particulières (CCAP). 

Un appel d’offres public est un processus impliquant la collectivité publique. Celle-ci a recours à des entreprises afin d’exécuter des marchés publics spécifiques. En d’autres termes, l’acheteur choisit la proposition commerciale la plus avantageuse sans aucune négociation. Le choix est fondé sur des critères précis et objectifs, connus à l’avance par les candidats. Il peut s’agir du prix et / ou de la qualité technique de l’offre. 

Chez Caneva, nous accompagnons les entreprises dans leurs réponses aux appels d'offres. Nous nous chargeons d’une partie ou de l’ensemble du processus de la soumission. Cela va de la mise en place de la stratégie au déploiement du plan d'action.

Parmi les documents techniques constitutifs figurent les termes de références (TDR). En outre, la section des pièces financières comprend le devis estimatif et la grille de notation notifiant les soumissionnaires. Un dossier d’appel d’offres contient enfin des pièces annexes. Notamment, peuvent être cités des notes explicatives, les plans de l’ouvrage, les pièces relatives à l’étude de projet, un planning, etc. 

Les procédures à respecter pour constituer un dossier d’appel d’offres 

L’acheteur public doit respecter plusieurs procédures pour constituer un dossier d'appel d'offres. Il établit les conditions générales, les données spécifiques, les modalités administratives du marché et les plans. 

Les données relatives à l'appel d'offres comprennent les coordonnées de l’acheteur, comme son nom et son adresse. L’intégralité du dossier d'appel d'offres peut s’obtenir en échange d’un montant non-remboursable. 

Les candidats présélectionnés sont notifiés par lettre recommandée de la suite du processus. Pour être éligibles, ils doivent répondre à des critères de qualification. Ceux-ci concernent entre autres leurs ressources financières, leur expérience, leurs capacités techniques et leur disposition. 

Les soumissionnaires et les candidats peuvent demander des compléments d’information concernant le dossier d’appel d’offres. Pour ce faire, ils doivent se rendre à l'adresse de l'autorité contractante qui est mentionnée dans les DPAO. Ils peuvent aussi rédiger une demande pour plus d’éclaircissements. La demande est à déposer douze (12) jours avant la fermeture du dépôt des offres.

La réponse leur est envoyée par lettre recommandée et accusé de réception, au plus tard 7 jours travaillés avant la date de clôture des offres. Les candidats l’ayant reçue doivent signer une décharge. 

En outre, des modifications des documents d'appel d'offres peuvent être apportées lors de la réunion préparatoire. L’autorité contractante doit publier un additif sur les modifications apportées. Un compte-rendu avec les questions / réponses durant la réunion est établi et immédiatement transmis aux participants. L'additif rédigé est intégré au DAO, puis entièrement diffusé dans un journal officiel.

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