Retour sur le guide des bonnes pratiques de facturation dans les marchés publics de travaux

Dans le cadre des marchés publics de travaux, la question de la facturation et des délais de paiement est un enjeu majeur pour les entreprises, particulièrement dans le secteur du BTP, où les délais de règlement peuvent engendrer des difficultés de trésorerie importantes. C'est dans ce contexte que le guide des bonnes pratiques de facturation et de règlement dans les marchés publics de travaux a été publié par l'Observatoire Économique de la Commande Publique (OECP) et le Médiateur des Entreprises, avec l'objectif d'optimiser le processus de facturation et de résoudre les problèmes récurrents liés aux paiements dans ce secteur.

Un guide nécessaire pour fluidifier la commande publique

Ce guide, élaboré en partenariat avec des fédérations professionnelles et des experts du secteur des travaux publics, vise à traiter les situations critiques qui surviennent fréquemment dans les marchés publics de travaux. Parmi ces situations, on trouve :

• Les difficultés de paiement des titulaires de marchés publics,
• Les retards dans la validation des factures par les maîtres d’ouvrage et les maîtres d’œuvre,
• Les complexités administratives liées aux processus de validation et de traitement des factures.

En effet, dans le secteur des travaux publics, où la chaîne des intervenants est souvent longue et complexe (maîtres d'ouvrage, maîtres d’œuvre, titulaires et sous-traitants), il est fréquent que les dysfonctionnements dans la communication et la coordination des actions entraînent des retards significatifs dans le traitement des paiements.

Un cadre de référence structuré autour de Chorus Pro

Le guide met particulièrement en avant l'utilisation de la plateforme Chorus Pro, outil obligatoire pour la gestion électronique des factures dans les marchés publics. Chorus Pro permet de numériser et centraliser les flux de facturation, simplifiant ainsi le processus de soumission et de traitement des factures. L'utilisation optimale de cet outil fait l'objet de recommandations spécifiques dans le guide.

L’objectif est de permettre une meilleure coordination entre les parties prenantes tout en assurant que les factures soient traitées de manière plus efficace, limitant ainsi les retards de paiement. Le guide souligne les bonnes pratiques à adopter pour utiliser correctement cette plateforme, comme :

• Une soumission claire et précise des documents,
• La vérification rigoureuse des éléments de la facture avant soumission,
• Une communication proactive entre les différents acteurs du marché pour anticiper les éventuelles erreurs.

Réponses aux situations de crise et aux problématiques courantes

Les marchés publics de travaux étant souvent soumis à des situations de blocage (désaccord sur une situation intermédiaire, retards de validation, etc.), le guide propose des réponses concrètes pour éviter que ces situations n’entravent l’avancement des projets. Parmi ces mesures :

• Une meilleure anticipation des vérifications : les maîtres d’œuvre sont invités à vérifier régulièrement l’avancement des travaux et à signaler rapidement tout écart par rapport aux prévisions.
• Une coordination renforcée entre les équipes financières et opérationnelles afin d’éviter des incohérences qui pourraient retarder le paiement.
• La mise en œuvre de procédures spécifiques pour réduire les rejets de factures non conformes ou incorrectes, qui sont l'une des principales causes de retard de paiement.

Ces recommandations s’inscrivent dans une volonté de garantir le respect des clauses financières des marchés publics, en particulier celles des CCAG Travaux (Cahier des Clauses Administratives Générales) et de Maîtrise d’œuvre.

L'importance d'une communication efficace

Le guide insiste sur le rôle central de la communication entre les différents intervenants d’un marché de travaux. En effet, des échanges réguliers et transparents permettent de fluidifier le processus de facturation et de limiter les litiges. Il est recommandé d’établir des canaux de communication clairs et de définir les rôles et responsabilités de chacun, que ce soit lors des phases de vérification des travaux ou dans les étapes de validation des factures.

Cette bonne communication est également essentielle pour anticiper d’éventuelles difficultés de paiement et prévenir les retards, qu’ils soient liés à des problèmes techniques ou administratifs.

Vers une réduction des retards de paiement

Le retard de paiement est un problème récurrent dans le cadre des marchés publics de travaux, et ce guide propose plusieurs solutions pour y remédier. La numérisation des processus via Chorus Pro, la meilleure coordination des équipes, et le respect des échéances définies dans les marchés sont des leviers essentiels pour accélérer le paiement des titulaires.

En outre, le guide recommande des actions concrètes comme :

• Planifier régulièrement des points d’étape sur les paiements en cours.
• Mettre en place des systèmes d’alerte en cas de dépassement des délais contractuels.
• Former les équipes à une gestion plus rigoureuse des délais pour les validations et les paiements.

Un Document pédagogique et pratique

Le guide des bonnes pratiques de facturation est un outil à la fois pédagogique et pratique, qui offre aux différents acteurs du secteur des travaux publics des solutions pour faciliter l’exécution des marchés. Il est conçu pour être utilisé par les maîtres d'ouvrage, les maîtres d’œuvre, et les titulaires de marchés comme une référence pour éviter les erreurs fréquentes dans la facturation et les paiements.

Ce document, publié en septembre 2024, se veut un cadre de référence fiable pour harmoniser les pratiques, tout en restant accessible aux utilisateurs. Il constitue un socle solide pour améliorer les relations entre les parties et réduire les tensions souvent liées aux questions financières.

‍